6.2 Visión general del cumplimiento de la franquicia
Para comprender mejor esta visión general, a continuación compartimos un esquema completo al respecto:
Si deseas verlo y crear una copia también puedes hacerlo desde el siguiente botón:
Configuración del calendario y el sistema de archivo del franquiciador
Probablemente no hay herramienta más importante para el oficial de cumplimiento que el calendario del franquiciador. La complejidad de su calendario depende de la complejidad de su programa de franquicia veamos qué puede incluir en la siguiente infografía interactiva:
El responsable de cumplimiento también debe mantener los siguientes archivos:
- Crear un sistema de preaviso; un método de presentación que notifica al oficial de cumplimiento al menos dos meses antes de las fechas de vencimiento de la renovación y al menos un mes antes de cualquier fecha de vencimiento de informes.
- Cree un sistema de verificación para asegurarse de que solo la publicidad que ha sido aprobada por el estado se está utilizando en ese estado (cuando sea necesario).
- Cree un archivo principal para los cambios generales de programa, contrato o divulgación.
- Mantenga mapas detallados del área para evitar el traslapo de territorios.
- Cree un archivo que incluiría un sub-archivo para:
- El documento de divulgación actualmente en uso
- Los documentos de divulgación fechados utilizados anteriormente
- Memorandos, correspondencia y órdenes administrativas recibidas del Estado
- Formularios que se utilizarán para crear solicitudes o enmiendas de renovación de registro
- Cree un archivo para cada franquiciado, que incluya:
- La(s) Circular(es) de Oferta que recibió el franquiciado
- El recibo originalmente ejecutado y fechado
- El Contrato de Franquicia originalmente ejecutado
- Copias de toda la correspondencia enviada al franquiciado, con prueba de envío (por ejemplo, recibo de correo certificado)
- Copias de la correspondencia recibida del franquiciado
- Copia del contrato de arrendamiento
- Cesión de garantía del arrendamiento, si corresponde, y prueba de registro
- Listas de verificación con respecto a regalías, pagos de publicidad, otros cumplimientos
- Estados semanales, estados financieros anuales y declaraciones de impuestos del franquiciado
- Recibos del Manual de Operaciones Confidenciales
- Consentimiento aplicable a la Cuenta de Transferencia Electrónica
Problemas de cumplimiento contínuos
El propósito de este capítulo es ayudar al oficial de cumplimiento en la documentación del archivo y otros problemas que surgen después de la venta de la franquicia. Cubriremos los temas importantes de modificación, actualización y renovación de sus documentos de franquicia, y le daremos algunas pautas generales para auditar a su personal de ventas. En este punto, debe tener en cuenta que mantener archivos precisos y completos es un componente crucial del sistema de cumplimiento. Los requisitos de documentación completos y detallados minimizan la posibilidad de que las actividades ilegales de venta de franquicias pasen desapercibidas y, en caso de una reclamación o disputa, su documentación debe reforzar la fortaleza de su posición. Veamos la siguiente presentación para descubrir los 2 pasos esenciales para el cumplimiento contínuo:
Programar revisiones del sistema de cumplimiento
Una vez que su sistema de cumplimiento esté en funcionamiento, debe establecer un calendario para realizar revisiones del programa. Se deben celebrar reuniones con vendedores, asesores legales y personal de soporte para garantizar que se sigan los procedimientos de cumplimiento y sean adecuados para cumplir con los objetivos que ha establecido.
Además de programar reuniones internas para revisar qué tan bien está funcionando el programa de cumplimiento, debe redactar un cronograma para enviar varios artículos a las agencias reguladoras estatales. Dependiendo del estado, dichos artículos pueden incluir documentos de divulgación actualizados, materiales de marketing, estados financieros, informes de ventas de franquicias y varias otras formas o estados de cuenta. El asesoramiento sobre el establecimiento de un calendario de cumplimiento debe obtenerse de su asesor legal.
Documentación de la relación franquiciado/franquiciador
El archivo individual de cada franquiciado (un archivo por ubicación) debe incluir una copia ejecutada del Acuerdo de franquicia y cualquier otro acuerdo entre el franquiciador y el franquiciado.
El archivo del franquiciado debe incluir informes de todos los problemas de campo por parte del personal del franquiciador y otros informes de rutina. Si dichos informes revelan un incumplimiento, asegúrese de enviar avisos de incumplimiento consistentes con el Acuerdo de franquicia y la ley estatal aplicable. Usted necesitará la asistencia de un abogado en estos asuntos. Asegúrese de que los avisos de incumplimiento se envíen a las personas correctas. Para cada aviso de incumplimiento, asegúrese de mantener la documentación de cualquier acción tomada y cualquier comunicación de seguimiento.
Lista de preguntas
Debe actualizar sus documentos de divulgación en el momento de la renovación. Es imperativo que revise a fondo sus documentos para incorporar cambios basados en su experiencia, un cambio de política, un cambio de estructura o simplemente porque la información ya no es precisa. Recuerde, cualquier cosa “material”, debe ser divulgado.
Descubramos esta lista de preguntas en el siguiente tablero interactivo. Tome en cuenta que las referencias que siguen a las preguntas a continuación se refieren al artículo de la Circular de oferta donde normalmente se divulga la información.
Cumplimiento durante el proceso de ventas
El propósito de esta sección es revisar los requisitos de sus vendedores de franquicias durante el proceso de ventas y ayudarlo a garantizar que el cumplimiento de la preventa haya sido preciso y completo. Para este capítulo, suponemos que sus documentos de divulgación o circular de oferta de frranquicia están completos, está registrado y presentado en los estados donde sea necesario y está listo para comenzar a vender franquicias.
Entrega de los documentos de divulgación correctos
Una vez que esté registrado o presentado en un país que requiera registro o presentación, estará listo para comenzar las ventas de franquicias en ese estado. 🎧Escuchemos más sobre este proceso en la siguiente nota de voz: