6.1 Sistema de cumplimiento
Advertencia
Muchos países tienen estatutos, regulaciones, reglas y políticas administrativas con respecto a la oferta o venta de una franquicia y la relación franquiciador / franquiciado. Estos estatutos, reglamentos, normas y políticas administrativas se ven afectados por la jurisprudencia, las órdenes administrativas y las interpretaciones. La relación de franquicia también se ve afectada por la ley federal, estatal o local según aplique. Las directrices contenidas en este Manual de Cumplimiento no son exhaustivas. Estas directrices no son opiniones legales, sino que están pensadas únicamente como una herramienta administrativa para guiar a un franquiciador y su oficial de cumplimiento. No se hace ninguna representación en cuanto a la aplicabilidad o actualidad de la información contenida en este documento, ya que se pueden promulgar nuevas leyes y las leyes existentes pueden ser enmendadas o derogadas en cualquier momento. En vista de lo anterior, todos los productos y sistemas de trabajo deben ser revisados y supervisados por un abogado. Francorp, Inc. no puede y no garantiza la exactitud de ninguna información o directrices proporcionadas en este documento.
Esta es una publicación de Francorp, Inc. La información contenida en este documento no debe interpretarse como asesoramiento legal u opinión legal sobre hechos o circunstancias específicos. Las ventas de franquicias y ciertos aspectos de la relación franquiciador/franquiciado están altamente regulados, y Francorp, Inc. le insta a consultar a un abogado con respecto a su propia situación y cualquier pregunta legal específica que pueda tener.
Introducción
Descripción general de un programa de cumplimiento básico
Cumplimiento significa tomar las medidas necesarias para reducir la probabilidad de infringir las leyes de franquicia y reunir la documentación adecuada en caso de disputa. Hay varias formas de cumplimiento de la franquicia.
El cumplimiento durante y después del proceso de ventas de la franquicia se presenta aquí como “Siete pasos para el cumplimiento de la franquicia”. Esto implica establecer una política de cumplimiento, comunicar la política al personal, designar a un oficial de cumplimiento para diseñar e implementar un sistema de cumplimiento, incluida la instrucción a todo el personal sobre el cumplimiento de la franquicia y el cumplimiento del sistema y la documentación de todos los contactos con los prospectos de franquicias y franquiciados, el establecimiento de un sistema de archivo para toda la documentación y los informes, y el monitoreo, revisión y actualización del sistema según sea necesario.
Con el fin de evitar la duplicación de esfuerzos durante el proceso de ventas, los procedimientos de cumplimiento de su franquicia deben incorporar un sistema de seguimiento de plomo.
Al incorporar el sistema de seguimiento de clientes potenciales en su sistema de cumplimiento, obtiene dos ventajas: el cumplimiento durante la fase de generación de clientes potenciales y la adherencia al sistema de procesamiento de clientes potenciales por parte del personal de ventas.
Implementación de un sistema de cumplimiento
La instalación de un sistema de conformidad no es una ocurrencia única. A continuación, señalaremos cómo puede adaptar las ideas presentadas para satisfacer sus necesidades actuales y anticipadas de cumplimiento de franquicias.
Muchas compañías de franquicias comienzan con procedimientos de cumplimiento extremadamente simples y aumentan el número y la complejidad de los procedimientos a medida que sus redes de franquicias crecen y maduran. Cuando la organización de franquiciadores consiste en solo unos pocos individuos clave, y las franquicias se venden en solo unos pocos estados selectos, o solo se venden unas pocas franquicias cada año, es posible que no se necesite un sistema de cumplimiento elaborado. Veamos los puntos más importantes para recordar en la siguiente infografia interactiva:
Cuando el sistema de franquicias crece, los puntos anteriores siguen siendo significativos, pero los elementos clave del cumplimiento de la franquicia – educación y organización – aumentan en importancia. Por lo general, se necesitará un enfoque más sistemático para mantener un programa de cumplimiento efectivo para una organización más compleja. Una buena regla general es que el sistema de cumplimiento debe revisarse anualmente para cualquier franquiciador, y más a menudo si la organización de la franquicia está experimentando cambios importantes, que son comunes en una organización en crecimiento.
7 Pasos para el cumplimiento de la franquicia
En el siguiente video se ilustran siete pasos en relación con el sistema general de cumplimiento de la franquicia que se va a establecer:
https://www.youtube.com/watch?v=XHOmBV4js_E
En el paso “Documente todos los contactos” exiten requisitos de formulario para “Registros comerciales”. Aunque los requisitos de formulario pueden variar de un estado a otro, algunas pautas generales son apropiadas. Por lo general, hay cuatro factores a tener en cuenta para determinar si un informe califica como un “registro comercial”:
- Debe generarse en el curso regular de los negocios. Si se genera como parte del sistema de conformidad, el informe debe cumplir este criterio.
- Debe hacerse en o cerca del momento de la ocurrencia queregistra. Dado que el sistema de cumplimiento normalmente requerirá informes en un corto período de tiempo, este requisito también debe cumplirse.
- Un guardián del informe, o un testigo, debe estar dispuesto a testificar de su identidad y modo de preparación. En un sistema de cumplimiento, hay personas con responsabilidades definidas para preparar, revisar y mantener estos informes, por lo que los testigos necesarios deben estar fácilmente disponibles.
- Las fuentes, los métodos y el tiempo para crear el informe indican fiabilidad. Los procedimientos documentados y respetados del sistema de cumplimiento proporcionan un alto grado de fiabilidad.